Cargar la base de datos de un catálogo es muy sencillo, la carga de la información se realiza desde un documento de Google Sheets.
Antes de explicar el proceso es importante mencionar los siguientes puntos importantes
Se debe tener la información con la nomenclatura que se desee y en el formato correcto ya que Linkaform sube la información sin realizar correcciones ortográficas
Ejemplo 1: Si se tiene el campo nombre y se tienen algunos en mayúsculas por completo y otras con minúsculas, así los va a subir Linkaform.
Ejemplo 2: Si se tiene escrito diferente una opción, Linkaform NO unificará, Si se tiene como opción País: México, MÉXICO para Linkaform pueden representar 2 opciones diferentes aún cuando sean la misma, esto es porque están escritas de manera distinta
Ejemplo 3: Si se tiene campo para fecha y se sube en formatos diferentes Linkaform así los va a subir, Se puede tener en algún registro 15/07/23 y en otro 15/07/2013 o 15 de Julio de 2023.
Así como estos 3 ejemplos pueden haber muchas variantes, sólo son ejemplos para recalcar que antes de subir la información se revise bien la nomenclatura de los campos para que la base de datos que se vaya a cargar sea de la adecuada.
Para subir la información en un movimiento, de manera eficaz y rápida se sube en un archivo de Google sheets
En la captura anterior se está utilizando una pequeña base de datos, cada fila corresponde a 1 registro del catálogo, en este caso son 10 registros.
La primer fila corresponde al nombre de cada campo del catálogo que deseo subir, si el catálogo tiene 10 campos en su estructura y sólo se desean subir 6 campos no hay problema, sólo se deben agregar en el documento de Sheets los campos a subir
En este punto del documento de Sheets se puede aprovechar para realizar una revisión de la información a cargar considerando el formato de la información así como sus nomenclaturas
Al estar confirmada la información para subir el primer paso es Compartir el documento para que Linkaform tenga acceso a esos datos, sólo se identifica el botón Compartir y se da clic
Después se identifica el control de acceso y se da clic para que se muestren las opciones
Se selecciona la opción Cualquier persona con el enlace, en este punto es importante aclarar que como su título lo dice “con el enlace” sólo se puede ver esta información si se le envía a alguien el link a este documento. Después de elegir esta opción se da clic en Copiar enlace y por último se da clic en el botón Hecho
Ahora vamos a Linkaform para subir la información. Se ingresa a Linkaform por web y se va al módulo Catálogos
Se identifica el catálogo en el que se va a cargar la información y se da clic en el botón de Editar de este catálogo
Para este caso se utiliza como ejemplo el catálogo Empleados
En esta parte podremos ver los campos que incluye este catálogo, se puede aprovechar esta ocasión para revisar nuevamente que el título del campo del catálogo sea el misto título que se puso en cada columna de la información que está en Google Sheets
Estando la información de los títulos correcta, se identifica el botón de Opciones y se da clic y después en Opciones Generales
En la ventana que Linkaform muestra se elige la pestaña Opciones avanzadas
Aquí se identifica el campo Cargar Catalog de Google Sheets y en url se pega el link del catálogo
Pasos para obtener link del catálogo
Se pega el link en el campo url y se da clic en Buscar columnas
Nota: Si se compartió el documento sheet de manera correcta se va a mostrar un nuevo botón que dice Agregar, si no aparece el botón quiere decir que no se tiene compartido el documento a “Cualquier persona con el enlace”
Si aparece el botón Agregar se continua con el proceso para cargar y es sencillo, se dará clic en agregar las veces que se necesite, cada clic de agregar corresponde a 1 campo del catálogo, en este ejemplo son 6 campos, si por error se agregó alguno de más, sólo se elimina desde el botón rojo de eliminar que aparece a la derecha de cada campo
Ahora en cada fila se irán seleccionando los campos a cargar, en KEY se selecciona el campo que está en el documento de Google Sheets y en Campo se teclea el título que tiene este campo en el catálogo
Después de relacionar todos los campos de manera correcta, sólo se da 1 vez clic en el botón Cargar columnas
Y se espera a la confirmación de Linkaform de haber cargado el total de los registros
Para cerrar la ventana, sólo se da clic en el botón verde OK
Para comprobar que los registros aparecen en el catálogo es muy sencillo
Damos clic en catálogos y después en Registros de catálogo
En la parte superior se da clic a la opción Selecciona un catálogo y se elige el correspondiente a la base de datos que se acaba de cargar
En este caso es Empleados
Y Linkaform va a mostrar la información que se cargó.
Nuevamente es importante recalcar revisar la información referente a nomenclaturas ya que así es como Linkaform la sube.
Después de esto, si por seguridad se desea eliminar la información de Google Sheets se puede realizar sin problema ya que la información ya está en la base de datos.